询价采购“六注意”(下)

　　必须注意询价采购文件的完整性。《政府采购法》第四十条规定了询价采购的基本程序，即成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商等四个基本程序。在询价采购过程中，应严格遵守这些基本程序，并确保在每个环节都有完整的书面采购文件资料及其记录。
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\r\n　　一是在询价开始前，必须有详细的书面询价采购文件，用以告知参加报价的供应商采购项目的基本情况和报价应注意事项以及项目评审和确定成交的原则、办法等，一般可编制成书面的询价书或询价文件。
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\r\n　　二是在询价时，必须按照询价书或询价文件事先规定的原则和办法，成立询价小组，确定拟询价的供应商，对供应商进行资格审查，确定被询价的供应商名单，向符合资格条件的供应商发出询价书或询价文件，在规定的时间内接收供应商递交的报价文件（报价截止时间以后递交的报价文件应拒绝接收），在规定的时间组织公开报价仪式，公开宣读供应商的报价，并组织询价小组集中审阅报价文件并对报价进行综合评审；在此基础上，按照询价采购确定成交的原则以及询价书或询价文件的规定确定成交供应商，向成交供应商发出成交通知书，组织供需双方履行合同，并对合同履行情况进行检查验收。
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\r\n　　在这些过程中，必须有详细的文字记录和书面材料，而且所有的资料必须完整、齐备，各类附件及其个人签字手续、单位盖章必须齐全。在这些资料中，最为重要的就是询价文件及其询价采购活动记录，作为采购人或采购代理机构，不仅在询价采购过程中要确保采购文件及其采购活动记录的完整性，还要在询价采购活动实施结束后，对询价采购文件及其询价采购活动记录、资料进行妥善保管，并按照《政府采购法》对采购文件保存的有关规定，对询价采购各个阶段、各个环节形成的文件、表格、报告等资料进行归集、整理，建立健全采购业务档案，按照档案管理的有关规定，指定专人保管，不得仿造、变造、隐匿或者销毁询价采购的任何文件资料。对询价采购过程中经常使用的采购文件、资料、表格等，可按照通用格式，制作成标准的格式文件范本，在其它项目询价采购过程中使用，以减少工作量，提高工作效率。 　　
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\r\n　　必须注意询价小组成立的合法合理性。
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\r\n　　对供应商的报价进行综合评审，是询价过程的关键环节。综合评审必须由询价小组来独立进行，任何单位和任何人不得干预询价小组的评审工作。而在询价过程中，最关键的就是要依法组成询价小组。在组成询价小组时，不能因为询价项目预算金额小、技术简单、容易操作等原因，就忽视询价小组组成的合法与合理性。《政府采购法》规定，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。
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\r\n　　组成询价小组，关键是要确定政府采购评审专家。对于政府采购评审专家，财政部、监察部财库字[2003]119号印发的《政府采购评审专家管理办法》中，明确规定了政府采购评审专家应当具备的条件，即政府采购评审专家一是要具有较高的业务素质和良好的职业道德，在政府采购的评审过程中能以客观公正、廉洁自律、遵纪守法为行为准则；二是从事相关领域工作满8年，具有本科(含本科)以上文化程度，高级专业技术职称或者具有同等专业水平，精通专业业务，熟悉产品情况，在其专业领域享有一定声誉；三是熟悉政府采购、招标投标的相关政策法规和业务理论知识，能胜任政府采购评审工作；四是本人愿意以独立身份参加政府采购评审工作，并接受财政部门的监督管理；五是没有违纪违法等不良记录。
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\r\n　　从各地的情况看，政府采购评审专家的管理与使用是分离的，管理一般在财政部门，由财政部门建立的专家库维护管理，采购人或采购代理机构需要使用专家时，原则上须在财政部门的监督下随机抽取。在组成询价小组时，首先要根据采购项目的具体情况确定询价小组的人数，询价小组必须是由单数成员组成，一般为三人以上。其次是从财政部门管理的专家库中随机抽取评审专家，专家应与项目有关，且与项目的专业一致或者尽量相同，人数也应该是单数，并要占到询价小组成员总数的三分之二以上。再次是确定采购人的代表，可以是采购人单位的人员，也可以由采购人单位委托有关方面的代表参加，但在项目论证期间参与方案设计的人员应排除在外。包括评审专家在内，询价小组成员中的所有人员，都不能与参加报价的某供应商有利害关系，如询价小组成员与某供应商有利害关系，应要求其主动回避。另外，还要注意询价小组成员的结构，应根据采购项目特点，结合专家总体情况确定，使询价小组成员的专业结构要合理，知识水平、综合素质相当。
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\r\n　　必须注意在询价采购过程中自觉接受监督。询价采购的对象一般都是一些预算金额相对较小的项目，在实施过程中，往往是因为项目小、没有技术难度、询价及项目评审过程相对简单而容易形成操作的简单化，实践中也容易导致随意性，其结果必然会损害采购人、供应商的权益。
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\r\n　　对于采购人来说，有可能采购不到物美价廉的商品或者等值的服务，造成采购人不满意；对于供应商来说，其正当权益会受到侵害，造成供应商的质疑或者投诉，甚至进行复议或者诉讼，这样的例子在现实中并不少见；对于采购机构来说，会因此造成违法、违规操作，工作人员徇私舞弊，搞人情采购，不仅使采购人、供应商的利益受到损害，也会使采购机构自身的形象受到损坏，更严重的会导致工作人员违法犯罪，采购机构也会因此承担损失。要根治这些问题，除了采购机构加强自身建设，严格监管，规范操作外，还应建立有效的监督网络，形成有效的监督机制。也就是说，在询价采购的整个实施过程，必须接受有关方面的监督。一是要接受政府采购监管机构的监督，询价采购过程中的采购文件、询价结果、采购合同等资料，都要送监管机构备案，并在询价采购活动中邀请监管机构进行现场监督。二是要接受行政监察机关、审计机关的监督，采购人员的行为属于监察机关的监督范围，在采购过程中必须自觉接受监察机关的监督，并要为监察机关的监督提供方便；采购资金的收支状况以及采购资金运用的合法性、合理性，属于审计机关的监督范围，在这方面，也必须自觉接受审计机关的监督，并为审计机关提供更加详尽的资料。三是接受新闻媒体及其它社会各界的监督，在询价采购实施过程中，可邀请新闻媒体以及群众代表或者聘请义务监督员参与采购活动，既可以宣传采购工作，又可以把采购活动的实施置于广泛的监督之下，确保询价采购活动能充分体现公开、公平、公正和诚信原则。(下)